這麼簡單的事, 為蛤米要寫在blog上面, 因為! 我老了, 有時會忘記步驟, 所以還是寫下來好了!
敝人最常用到的合併列印當然是地址標籤, 就是要寄宣傳海報給外校的相關系所, 所以!
1. 首先, 當然要有一個各校地址的資料檔, 我都用excel建立各校的資料, 欄位包括校名, 科系, 郵遞區號, 地址(跟跑統計時的raw data一樣, 分得愈細愈好, 我連郵遞區號都獨立一個欄位, 嘿~), 我把檔名取為: 科系資料.xls
2. 要執行合併列印時, 先開啟"科系資料.xls"這個檔案, 接下來執行word,
3. 在word選擇"開新檔案(N)"
4. 在word的工具列找到"郵件"中的"啟動合併列印", 選取"逐步合併列印精靈(W)"
5. 此時word視窗的右邊會出現一個"合併列印"的面板, 在"選取文件類型點選"標籤"(因為我是要做標籤貼在海報上), 選完後按最下面的"下一步: 開始文件"
6. 在"選取開始文件"中點選"變更文件版面配置", 然後按選下方的"標籤選項"。進到標籤選項的畫面後, 按"新增標籤(N)", 出現新視窗後, 輸入"標籤名稱(L)"(我通常都是按照標籤紙上頭的型號來命名), 接下來再輸入標籤各項按照標籤紙上頭的資訊一一填入, 再按確定回到前一畫面, 在"標籤編號(U)"中點選自己已訂的標籤編號, 按"確定"後, 標籤的格式會呈現在word中。
7. 按視窗右下畫面的"下一步: 選擇收件者", 在"選取收件者"中點選"使用現有清單"。再在下方"使用現有清單"中按"瀏覽"以選擇資料庫檔案。(也就是要選取資料來源, 從目錄中找到要合併列印的那個原始資料檔, 就像我要找到"科系資料.xls", 按確定後, 會出現一個小視窗, 還是按確定, 接下來又再出現一個小視窗, 繼續按確定), 接下來就會看到word文件的上頭出現一些符號, 這時可以在上面開始編輯, 如何編輯呢? 請選擇工具列的選項按"插入合併欄位", 看第一排資料要放什麼, 同一排可以放不止一個欄位的資料, 像我就會選學校跟科系二個欄位, 第二排就按enter後再繼續選. 完成後按祝窗右下面的"下一步, 安排標籤"。再按"更新所有標籤", 再接著按最下面的"下一步：預覽標籤".
8. 來來就按"下一步, 完成合併", 最後當然是按"列印"
耶, 完成了~~
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